Il tempo delle riunioni “in presenza” come unica opzione è finito da un pezzo. Oggi, che tu gestisca una PMI, un’agenzia distribuita o lavori come consulente in un ufficio in coworking, la videoconferenza è lo standard. Ma non tutti i programmi di videoconferenza sono uguali.
Molte aziende scelgono in base a “quello che usano tutti”, senza chiedersi se quella soluzione sia adatta davvero al proprio modo di lavorare. Eppure, da questo strumento passa la produttività, l’immagine professionale e spesso anche la qualità della collaborazione con clienti e team.
Vediamo allora come scegliere il miglior software di videoconferenza partendo dai reali bisogni aziendali e non solo dal marketing delle piattaforme.
Quali sono i tuoi obiettivi (veri)?
La prima domanda non è “qual è il software per videoconferenza più usato?” ma “cosa deve fare davvero per me questo software?”. Alcuni usano la videoconferenza online solo per incontri veloci con i colleghi. Altri per presentazioni ai clienti, riunioni strategiche, demo live, sessioni di onboarding.
Hai bisogno di condividere lo schermo? Vuoi registrare ogni incontro? Ti serve creare stanze separate per sottogruppi? Vuoi integrarlo con Google Workspace o Microsoft 365? Ogni esigenza ha un impatto sulla scelta.
E poi c’è la questione delle dimensioni: quante persone partecipano in media? Coinvolgi spesso persone esterne? Quante call fai al mese? Sono dettagli che cambiano radicalmente il tipo di software per riunioni adatto.
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I 7 criteri che contano davvero nella scelta dei programmi di videoconferenza
Per non sbagliare, ecco i 7 criteri che contano davvero nella scelta di un buon software per videoconferenze:
- Qualità audio e video: è la base, ma ancora oggi capita di assistere a riunioni con voci metalliche e facce pixellate. La qualità dipende dal software, ma anche da quanto questo è ottimizzato per gestire connessioni deboli. Alcuni strumenti per videoconferenza fanno la differenza proprio quando la rete non è al top;
- Facilità d’uso: se ogni volta qualcuno chiede “dove si clicca per attivare il microfono?”, hai un problema. L’interfaccia dev’essere chiara per tutti, anche per chi non è avvezzo alla tecnologia. Un programma per videoconferenza complicato rallenta i ritmi di lavoro;
- Integrazioni con altri strumenti: il tuo team usa un CRM, un calendario, una suite di produttività? Verifica che il software per meeting si integri bene. Alcune piattaforme permettono di schedulare le call direttamente dal calendario, salvare note in automatico, accedere ai documenti condivisi;
- Sicurezza: soprattutto nel B2B, la videoconferenza online può contenere dati sensibili. Serve crittografia end-to-end, controllo degli accessi, gestione degli utenti, magari autenticazione a due fattori. Verifica che il tuo provider rispetti gli standard GDPR e abbia server in Europa, se questo è un requisito;
- Scalabilità: stai cercando una soluzione per 5 persone o per un’azienda da 200 dipendenti? Le esigenze cambiano: verifica se il piano è flessibile, se puoi aggiungere utenti, creare team separati, gestire permessi granulari;
- Supporto tecnico: un blackout in una videoconferenza può significare perdita di tempo, clienti, occasioni. Il software videoconferenza che scegli offre assistenza rapida?
- Costo e trasparenza: attenzione ai piani freemium: sembrano completi, ma poi scopri limiti di tempo, utenti, funzionalità. Se cerchi la migliore piattaforma per videoconferenza gratis, chiarisci subito cosa include davvero. Molte aziende scoprono troppo tardi che “gratis” ha un costo nascosto.
Le opzioni più note di programmi di videoconferenza: confronto utile
Zoom
Perfetto per team dinamici, clienti e freelance. Zoom è uno dei programmi di videoconferenza che offre registrazione, sale separate, ottima qualità. Ottimo anche per webinar. Ma attenzione: la versione free ha un limite di 40 minuti.
Microsoft Teams
Ideale per chi usa già Office 365. Teams è solido, ricco di funzionalità, integrato perfettamente con l’ambiente Microsoft. Ma meno user-friendly per chi non è abituato.
Google Meet
Snello, veloce, ottimo per call rapide. Se usi Google Workspace come piattaforma per videoconferenze, Google Meet è una scelta logica. Però dispone di meno opzioni avanzate rispetto ad altri.
Cisco Webex
Lavori in smart working e hai bisogno di un software per le tue call? Webex è perfetto per chi ha esigenze di sicurezza elevate. Più complesso da configurare, ma altamente personalizzabile.
Jitsi Meet
Unico nel suo genere: open source, puoi fare videoconferenza gratis senza limiti di tempo, nessuna registrazione necessaria. Ottimo per privacy e semplicità.
Videoconferenza da remoto o in sala? Serve più di un software
Pensare che un semplice software videoconferenza free possa bastare per gestire al meglio una sala riunioni ibrida è uno degli errori più comuni. Le videoconferenze in contesto aziendale non si limitano a “collegarsi e parlare”: coinvolgono team distribuiti, clienti esterni, condivisioni di contenuti, interazioni simultanee. Se la tecnologia non supporta tutto questo, l’esperienza peggiora drasticamente.
Per esempio, in una sala riunioni con più partecipanti fisici, il microfono del laptop non è sufficiente: serve una microfonazione ambientale, speaker di alta qualità e un sistema di videocamere in grado di inquadrare bene tutti i presenti, senza dover spostare nulla manualmente. Lo stesso vale per il display: non è accettabile che chi è in sala veda solo una finestra piccola o audio distorto.
Ecco perché, accanto alla scelta del giusto software per videoconferenza, è necessario progettare anche l’infrastruttura fisica: hardware, cablaggio e configurazioni.
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Quale programma per videoconferenza scegliere? Dipende. Ma non farlo da solo.
Non esiste un unico programma per videoconferenza perfetto per tutti. Ogni azienda ha le sue priorità, il suo flusso di lavoro, i suoi strumenti già in uso. La vera scelta strategica è capire cosa ti serve davvero e come integrarlo in modo semplice e duraturo nel tuo ecosistema aziendale.
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Molte piattaforme per videoconferenze richiedono requisiti specifici e una compatibilità totale con il sistema operativo per funzionare al meglio. Aggiornare ora può prevenire problemi futuri.
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